Christian León Porras
Un Momento de Reflexión

La Administración del Tiempo como Herramienta de Gestión en el Ejecutivo

Para nadie es un secreto que uno de los problemas principales de las empresas peruanas es la falta de productividad, ya que ésta conlleva a la competitividad. Razón por la cual entre las diversas causas que podemos mencionar citaré y me explayaré en una: la administración del tiempo, aunque el término es un eufemismo, deberíamos decir la administración de nuestras actividades en función a un determinado plazo o tiempo.

El tiempo es un intangible que no se puede administrar ni almacenar.  Por tal razón lo único que podemos hacer es gestionar nuestras diversas actividades o tareas dentro de un intervalo de tiempo, con la idea de alcanzar determinados objetivos. Es bastante curioso, el tiempo es súper democrático, todos nosotros tenemos el mismo tiempo, 24 horas o 1440 minutos u 864000 segundos, tanto Carlos Slim, Bill Gate, Carlos Rodriguez Pastor o Carlos Añaños; la diferencia es qué de diferente hacen estos altos ejecutivos con su tiempo que nosotros no hacemos y que a ellos le hacen marcar la diferencia profesional. La respuesta es que ellos tienen en primer lugar objetivos muy claros (visión) y las diversas actividades que realizan están en función a una filosofía de productividad, tener mejores resultados con determinados recursos escasos.

Cuando tocamos el tema de “administración del tiempo”, es necesario saber hacia dónde vamos, qué queremos lograr en los diversos ámbitos de nuestra vida  o en los roles que realizamos como profesional, padres, hijos, esposos, etc., para alcanzar una homeostasis en la vida.  Porque solamente teniendo claro esa meta, nos ayudará a establecer prioridades entre lo que es urgente y lo importante, luego se tomará la decisión de qué actividad realizar inmediatamente, asumiendo las consecuencias de los resultados.

Es menester comentar que la variable urgente está en función al tiempo, se aproxima la fecha para cumplir un requerimiento o es necesario hacerlo ahora. Lo importante está relacionado con el objetivo principal. Ambos factores al relacionarlo se crea un cuadrante denominado matriz del tiempo, en dichas intersecciones podemos ubicar las acciones a seguir como recomendación. Por ejemplo al cruzar importante y urgente, es una zona de urgencia, caos y estrés negativo o distrés, no podemos planificar sólo ejecutar. En cambio si estamos en el otro extremo, no importante y no urgente, son tareas irrelevantes, improductivas para el objetivo central y lo que debemos hacer es eliminarlas por completo, porque nos distrae del valor principal. En cambio el área de no importante y urgente  podemos  encargar tareas operativas a determinados colaboradores, pero el cuadrante que realmente nos hace productivos es el no urgente e importante,  es aquí donde la planificación, el estrés positivo o eustrés y la Proactividad es la característica de las personas efectivas que viven un determinado estilo y filosofía de vida, son las que siembran hoy para cosechar prosperidad en el mañana.

La buena nueva es que estas conductas son aprendidas, solo se necesita disciplina y nunca perder de vista el objetivo. La persona que desee vivir constantemente en la zona de no urgente e importante, deben poseer la firme convicción de que la frase “no puedo” sea el “no quiero o no debo”, ya que estas últimas nos hace responsable de nuestra vida y sus consecuencias, caso contrario pasa con la primera frase, que nos exonera de responsabilidad y vivimos en una cultura de las excusas (vícitma), con el mal hábito de la procrastinación y justificando el porqué no alcanzamos lo que nos proponemos.