Este dicho es muy conocido por los empresarios, pero cuando tienen que decidir entre comprar un sistema de información o una máquina para producir más productos, por cuál decidirían?
La realidad es que la mayoría de los empresarios deciden por comprar la máquina porque quieren vender más, sin embargo un buen sistema de información les podría orientar mejor en qué máquina comprar que le permita generar más rentabilidad para su negocio, sabiendo por ejemplo qué producto o servicio les brinda una mayor rentabilidad, cuáles son los proveedores que les venden sus insumos a buen precio y calidad.
Un día me llamaron de una fábrica que produce cajas de cartón para el mercado extranjero. El hijo del propietario me citó para ver cómo los podía ayudarlos porque necesitaban un nuevo sistema de información. Resulta que como la mayoría de empresas en crecimiento, se iniciaron con un software contable hecho en casa por un programador referido por un familiar, hasta que programador se fue de viaje y los dejó sin mantenimiento, lo que generó que el sistema quede desactualizado y obsoleto en el tiempo.
El propietario me comentó la situación de la información de su empresa y era consciente que ya no le servía el sistema que tenían, me dijo que necesitaban comprar un nuevo sistema y me preguntó el monto de inversión necesaria para tener un nuevo sistema de información. Le dije que necesitaba un sistema de información integrado ERP y que el monto de inversión era alrededor de 40 a 60 mil dólares para el tamaño de su negocio y adivinen que me respondió:
«Por ese monto de dinero, prefiero invertir en comprar una máquina nueva para aumentar la producción de la empresa».
En realidad los empresarios se basan mucho en su intuición en el negocio, basado en muchos años de experiencia tomando decisiones sin un sistema de información, basan sus decisiones en su «olfato» como empresario. En la mayoría de las veces aciertan, pero mientras más crece el negocio una decisión mal tomada les puede costar mucho dinero al negocio y por qué no decirlo, llevarlos a la quiebra de la empresa. Es importante que los empresarios entiendan el poder que se obtiene al tener la información adecuada en el momento oportuno, para tomar decisiones inteligentes que generen mayor rentabilidad a su empresa.
Otro caso que me tocó analizar era de una empresa familiar de construcción que trabajaba con sistemas aislados entre sus diferentes áreas, pasaron épocas de bonanza de un crecimiento en facturación importante. Cuando se dieron cuenta del desorden que tenían producto del crecimiento, empezaron a retrasarse en la entrega de las obras, realizaban compras duplicadas en las obras, no tenían un control centralizado y empezaron a llegar las multas por incumplimiento. Una de esas multas era más de 400 mil soles, que hubieran logrado evitar con la implementación de un sistema integrado ERP por menos de la tercera parte de ese monto.
En el mundo globalizado en que vivimos hoy en día, no es posible que una empresa crezca de una manera sostenible y rentable sin un buen sistema de información integrado que les brinde información valiosa en tiempo real. Existen en el mercado una diversas gama de sistemas de información adecuados para diferentes industrias, pudiéndose identificar el sistema de información adecuado con una breve consultoría tecnológica de unas 4 a 6 semanas. Durante este tiempo se debe realizar un diagnóstico de las necesidades particulares de cada negocio en particular, realizar una evaluación de las diversas ofertas disponibles en el mercado para identificar la adecuada a las necesidades encontradas y presupuesto disponible.
Con un buen sistema de información integrado implementado, se pueden tomar decisiones de negocios inteligentes, soportadas con la información en tiempo real del negocio, que les permita llegar al mercado antes que su competencia para ganar clientes e incrementar su participación de mercado de una manera rentable. Porque el quien tiene la información tiene el poder de hacerlo más rápido que la competencia!
