Todas las empresas tienen como objetivo principal generar utilidades para sus accionistas, para lo cual basta seguir un simple modelo matemático para determinarlo:

Ventas – Gastos = Utilidades

Siendo un modelo matemático tan simple, la verdad es que no es tan sencillo contar con un solo sistema de información que pueda llevar el registro automatizado de todos los componentes que impactan en esta fórmula matemática, para asegurar que su empresa este generando utilidades para los accionistas.

Con respecto a la variable de ventas de este modelo matemático, para empezar es suficiente con considerar el registro de ventas contable, que es tan simple como la relación de todas las facturas emitidas durante el mes. Esta funcionalidad la tiene hasta el sistema contable más sencillo, pero para hacer crecer su negocio necesita tener mucho mas detalle sobre la facturación de su empresa.

Con respecto a la variable de gastos, se puede sumar todas las facturas de compras de la empresa, pagos a empleados, gastos administrativos y otros gastos que son funcionalidad básica de cualquier sistema contable. Sin embargo, la complejidad radica en que los efectos tributarios pueden engañar a los propietarios y aunque uno piense que es suficiente restar las ventas menos los gastos, en la práctica debido a las complejidades de impuestos de cada país, resulta que pueden poner una empresa que parece estar en azul a rojo en cuestión de segundos.

Por ello es importante considerar una serie de detalles importantes para asegurarnos de contar con la información adecuada:

1. Análisis de las ventas: Los sistemas de información deben poder realizar el análisis de las ventas para determinar cuales son nuestros clientes más rentables y cuáles son sus patrones de compra. El sistema financiero inteligente debe monitorear las compras de cada cliente, detectar sus patrones de compra y generar alertas cuando un cliente sale de su patrón normal.
2. Análisis de Gastos: los sistemas financieros inteligentes deben monitorear los comportamientos de los gastos generados para cada uno de los diferentes gastos y facturas, detectar los patrones de comportamiento de gastos, tratar de reducir el patrón de gastos por cada cliente y emitir las alertas necesarias cuando se generen desviaciones del patrón normal.
3. Análisis de Utilidad: Los sistemas financieros inteligentes deben permitir monitorear la utilidad generada en cada una de las facturas de la empresa, detectar patrones de comportamiento de la rentabilidad que genera cada factura, detectar los clientes más rentables y recomendar los patrones de gastos para alinearlos a la generación de mayores utilidades.

Esto que parece tan simple, no lo es.

Ningún sistema contable convencional lo tiene y lo que sucede es que los empresarios terminan comprando soluciones para monitorear los ingresos, para monitorear los gastos tales como sistemas de ventas, sistemas de clientes o CRM, sistemas logísticos, sistemas de fabricación, sistemas de planificación, sistemas analíticos y muchos otros componentes más que hacen cada vez más complejo encontrar la respuesta a un modelo matemático tan simple como Ventas – Gastos = Utilidad.

Ayer participe vía remota en la conferencia StartupGrind en California y pude escuchar sobre el proyecto de innovación del sistema contable americano QuickBooks, que en su modelo de innovación generó una startup dentro de su misma empresa y crearon un proyecto para generar nuevas funcionalidades disruptivas para adecuarse a las necesidades del mercado.

Puedes leer sobre los diferentes tipos de innovación en mi articulo anterior sobre 4 caminos para transformar digitalmente tu empresa.

Durante el proyecto, se dedicaron a entrevistar a más de 50 clientes diferentes y escuchar cuales eran sus necesidades principales en la contabilidad de las empresas americanas. Detectaron una gran oportunidad en la contabilidad de personas independientes o empresa unipersonales, donde la carga de trabajo reside en una sola persona, donde una de las labores que les consumía más tiempo era diferenciar los gastos personales de los gastos de la empresa en su estado de cuenta bancario.

Diseñaron un algoritmo de machine learning para que el empresario unipersonal pueda separar los gastos personales de los de la empresa en su estado de cuenta bancario. El sistema aprende de los patrones de comportamiento de gastos del empresario y en muy poco tiempo el sistema aprendió como hacerlo solo con técnicas de inteligencia artificial. Recomiendo ver su video promocional en Youtube.

Es así como nació Quick Books para independientes de la empresa americana Intuit y seguramente saldrán nuevas soluciones inteligentes similares en el mercado pronto. Pero aún falta mucho camino por recorrer hasta que los sistemas puedan aprender de todas las transacciones realizadas en las empresas y priorizar automáticamente las más rentables para la empresa que permitan generar mayor beneficio para sus accionistas.

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