Un sistema de Gestión por Procesos, estructura, estandariza y mejora las actividades operativas y administrativas llevadas a cabo por las diferentes Unidades, mediante la documentación de procesos y el análisis funcional correspondiente.
Estandarizar nuestros procesos nos permitirá la ejecución correcta y oportuna de nuestras labores, además de formalizar nuestra gestión y facilitar la transparencia, supervisión y evaluación de nuestro trabajo. La optimización se mide en términos de resultados del negocio, incremento de rentabilidad, participación del mercado, ingresos y rendimiento sobre la inversión, otra característica es que en general debe ser rápida porque los ejecutivos esperan resultados en tiempos muy cortos.
Esta tarea consiste en la revisión de los procesos críticos de la Empresa y en el diseño e implementación de propuestas de mejora. El principal criterio para identificar la criticidad de un proceso es el valor generado al usuario final. De esta forma, el rediseño mejorará el rendimiento actual de nuestros procesos operativos y administrativos en términos de satisfacción del cliente, reducción de tiempos de atención, automatización de procesos, minimización de fuentes de error, disponibilidad de la información y transparencia, reducción de costos y mayor flexibilidad.
Para que una empresa adopte el concepto de reingeniería, tiene que ser capaz de deshacerse de las reglas y políticas convencionales que aplicaba con anterioridad y estar abierta a los cambios por medio de los cuales sus negocios puedan llegar a ser más productivos. La base fundamental de la reingeniería es el servicio al cliente.
Este enfoque en procesos, permite incorporar las mejores prácticas en la gestión operativa y administrativa y la implementación de un ERP, nos permitirá reducir la complejidad de nuestras operaciones, reduciendo tiempos de respuesta a partir de la automatización de las transacciones manuales, la estandarización de los procesos y la maximización de economías de escala.
La mayor parte del trabajo improductivo de una organización es debido a los límites entre las unidades, verdaderas fronteras internas creadas dentro de la organización. En el día a día, se pretende liberar el tiempo que el trabajador dedica a coordinaciones, esperas, verificaciones, conciliaciones, controles, eliminando el trabajo que no agrega valor.
Para que estas viejas estructuras se dinamicen, es necesario responder en forma flexible a las variaciones de la demanda, reducir costos, mejorar el nivel de servicio al cliente, para obtenerlo necesitamos “repensar y reinventar la empresa”
El rediseño de procesos a mediano plazo permitirá:
– Definir los roles y responsabilidades en torno a la ejecución y el control del proceso.
– Desarrollar un enfoque pensado en la atención a los usuarios finales.
– Reducir los controles y aprobaciones, sustentar el rediseño de procesos en un sistema de autocontrol y reporte.
– Eliminar pasos que no agregan valor al proceso: inspecciones, firmas, transcripciones, reportes intermedios, duplicidades.
– Ingresar la información una sola vez y capturar la información de esta única fuente.
– Implementar una cultura de planificación y proyección de necesidades por parte de las unidades.
– Mejorar los Indicadores de Perfomance.
– Cambiar el orden secuencial tradicional por el orden natural de los procesos y detectar desviaciones: por controles, por políticas, personalizaciones o limitaciones del sistema.
– Empezar a trabajar para nuestros clientes, esta será la base para el desarrollo de una nueva cultura del servicio al cliente
– Comprender el impacto de sus decisiones sobre el proceso global de la organización.
– Describir las características propias de cada fase del proceso y su aplicabilidad.
– Reducir del tiempo de Ciclo del Proceso y por lo consiguiente, menores Costos.
¿Qué esperas? El mayor fracaso es no intentarlo.
